Mit Achtsamkeit leistungsstark durch den Projektalltag

Zeit, Kosten und Qualität – der Fokus im Projektmanagement liegt oft auf diesen Parametern des magischen Dreiecks. Kommt es hier zu Problemen, die auf der Sachebene nicht gelöst werden können, führt dies häufig zu Schwierigkeiten an anderer Stelle. Das Team arbeitet nicht mehr gut zusammen, es kommt zu Schuldzuweisungen, die Art der Kommunikation verschlechtert sich, die Motivation sinkt. Das Projekt ist gefährdet, die Teammitglieder suchen nicht mehr nach Lösungen, sondern versuchen nur noch aus der Situation herauszukommen.

Der Ethik-Kodex der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.) betont deshalb, dass es bei Projekten um mehr geht als nur darum, das Projektziel zu erreichen. Projektleitende tragen eine Verantwortung für das Gemeinwohl und die Sicherheit jedes Einzelnen.
Projektarbeit bedeutet deshalb auch, die Interessen aller Projektbeteiligten im Blick zu halten.

Wie kann uns Achtsamkeit dabei helfen, zum einen zielorientiert auf den Projekterfolg hinzuarbeiten, zum anderen aber auch gleichzeitig die Interessen aller Beteiligten im Fokus zu haben?

Der Begriff „Achtsamkeit“ polarisiert, da vielen Menschen sofort Räucherstäbchen und Klangschalen in den Sinn kommen und sie daher das Ganze in die Esoterik-Ecke abschieben. Das ist wissenschaftlich aber nicht mehr haltbar, denn die Neurowissenschaft hat in der aktuellen Forschung die Bedeutung der Achtsamkeit für Alltag und Berufsleben untersucht und aufgezeigt, wie uns Achtsamkeit in unserer schnelllebigen Zeit einen Weg weist, um mit der Komplexität, der Unvorhersehbarkeit und der Ambiguität umzugehen.

Der Trend- und Zukunftsforscher Matthias Horx bezeichnet Achtsamkeit bereits als Megatrend. Im Zuge dessen gewinnt Achtsamkeit auch im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements in Firmen zunehmend an Bedeutung, um die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden zu bewahren.

Doch was genau versteht man nun unter „Achtsamkeit“?

Achtsamkeit zu praktizieren bedeutet, bewusst mit allen Sinnen das wahrzunehmen, was im aktuellen Moment ist, ohne zu bewerten. Im Hier und Jetzt zu sein, ohne einen Gedanken an gestern oder morgen.

Das ist aber gar nicht so einfach. Wir verfallen in Stresssituationen sehr schnell und häufig unbewusst in eine Bewertung, treffen unter Druck vorschnelle und emotionale Entscheidungen, finden nicht die richtigen Worte. Wir machen uns Sorgen über Termine in der Zukunft und hängen in Gedanken an Streitgesprächen oder Konflikten in der Vergangenheit. Das ist der Stress, dem sich alle Führungskräfte ausgesetzt sehen. Und insbesondere Projektleitende fühlen sich im Vergleich zu hierarchischen Führungskräften noch häufiger gestresst. Sie haben oft eingeschränkte Weisungsrechte, aber die volle Verantwortung für den Projekterfolg bei engen Rahmenbedingungen.

Stress ist ein schlechter Ratgeber

Zwar ist ein gewisses Maß an Stress hilfreich, um Herausforderungen zu meistern, der sogenannte Eustress. Chronischer Stress jedoch hat Auswirkungen auf die Qualität der Arbeitsergebnisse, auf Gedächtnisleistungen sowie auf Gesundheit und Wohlbefinden. Durch den steten Fokus auf Leistungssteigerung und Gewinnmaximierung nehmen Ausfälle durch Burnout und psychische Erkrankungen seit Jahren zu und sind für jedes Projekt ein Erfolgskiller. Fehlendes Personal, mangelnde Motivation und angeschlagene Gesundheit stehen dem Projekterfolg im Weg.

Unser Gehirn ist allerdings auf schnelle Reiz-Reaktions-Muster programmiert. Das hat in Urzeiten unser Überleben gesichert. Unser Stammhirn reagiert in gefühlten Gefahren- und Stresssituationen auch heute noch mit den Automatismen „fight, flight or freeze“. Unser Stress wird aber nicht mehr vom Angriff eines Raubtiers ausgelöst (der berühmte Säbelzahntiger), sondern von Terminen, Deadlines, Projektanforderungen, Ressourcenknappheit, Kolleg*innen. Und weder Kampf noch Flucht oder Schockstarre sind in unserer heutigen Arbeitswelt geeignete Reaktionen auf diese Stressauslöser. Heute gilt es, das automatische Reiz-Reaktions-Muster kurz zu unterbrechen, aus der Stressspirale bewusst auszusteigen und so wieder Zugriff auf die eigenen Ressourcen zu bekommen.

Mit Achtsamkeit raus aus der Stressfalle

Achtsamkeitsübungen, beispielsweise nach der MBSR-Methode (Mindfulness-Based Stress Reduction), helfen, den Stress zu reduzieren. Durch Hirnmessungen wurde nachgewiesen, dass Achtsamkeit zu mehr Wohlbefinden, ruhigerer Atmung und mehr Geduld und Ruhe führt. Durch bessere Regulation der Emotionen und der Bewusstheitsintensität können Stressblockaden gelöst werden. Panik und „Nebel im Kopf“ verschwinden, Entscheidungen können bewusst getroffen und Versagensängste gemindert werden.. So kommen Sie wieder von der Reaktion in die Aktion.

Mit Achtsamkeitsübungen können folgende Kernkompetenzen trainiert werden:

Konzentration & Leistungssteigerung
Innovationsfähigkeit & Veränderungsfähigkeit
Selbstwahrnehmung & Resilienz
Emotionale Intelligenz & Empathie.

Achtsamkeit als integraler Ansatz für Ihren Projektalltag

Achtsamkeit erschöpft sich aber nicht in einzelnen kleinen Übungen im stillen Kämmerlein, sondern darf sich im Projektalltag zu einer ganzheitlichen Haltung (Mindset) für die Führungskraft und das Team entwickeln.

Was heißt das genau?

Begegnen Sie sich selbst achtsam. Reagieren Sie ohne Bewertung mit Offenheit, Geduld und einem Anfängergeist.
Verhalten Sie sich achtsam. Erkennen Sie die Stressoren bei sich selbst und den Teammitgliedern. Achten Sie auf die Signale Ihres Körpers. Kommunizieren Sie durchdacht statt impulsiv. Sie haben so Einfluss auf die Arbeitsweise des gesamten Teams.
Achten Sie auf die Beziehungen und die Stimmung im Projektteam. Eine soziale und achtsame Projektkultur ist geprägt von gegenseitigem Vertrauen, Wertschätzung, Respekt und Offenheit.
Achten Sie auf die Projektziele, aber haben Sie nicht nur Prozesse, Strukturen, Strategien und Regeln im Blick, sondern auch die Menschen.

Handeln Sie also, bevor Ihr Projekt in eine Schieflage kommt

Nutzen Sie Achtsamkeit für sich selbst und Ihr Projektteam, um leistungsstark, motiviert und mit Fokus Ihren Projektalltag zu meistern. Denn die Übungen zur Achtsamkeit senken nicht nur das Stresslevel, sondern schulen auch wichtige Kernkompetenzen.

Achtsamkeit ist wie ein Muskel, der trainiert werden darf.

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